Gestion Electronique de Document
&
Système d'Archivage Electronique

Vous êtes envahi par la paperasse ? Vous avez du mal à retrouver des informations et des documents ? Vous perdez souvent des documents importants ? Vous consommez énormément de papier et d’encre ? Vos procédures internes sont peu efficaces, lourdes et souvent violées ?

Notre service GED & SAE est ce qu'il vous faut.

La Promesse

Nous mettons en œuvre des solutions intégrales de dématérialisation des documents et des processus métier basées sur le logiciel Alfresco qui permettent à votre entreprise de :

  • Réaliser d'importants gains de temps, d'efficacité et de productivité en permettant à votre personnel d'accéder à l'information documentaire en temps réel et en toute mobilité, de façon simple, sécurisée, rapide et partagée, quel que soit le terminal utilisé (Smartphone, tablette, laptop, PC)
  • Eliminer les pertes et les détériorations de vos documents physiques importants, ceci en limitant au maximum la circulation des documents papier au sein de l'entreprise;
  • Réduire fortement vos coûts liés au traitement des documents physiques (consommation de papier et d'encre, acquisition et entretien des imprimantes et copieurs, chemises et sous chemises, etc.);​​
  • Optimiser l'espace disponible dans vos locaux par la réduction conséquente des volumes de papier à y stocker et à y archiver;
  • Sécuriser le stockage et l’accès à votre patrimoine documentaire dans le respect des normes juridiques, en archivant les données documentaires dans des coffres-forts électroniques à différents emplacements hautement sécurisés;
  • Simplifier les échanges internes (entre vos différents services) et les échanges externes (entre vous et vos partenaires) en dématérialisant ces échanges ainsi que les processus métier liés à leur traitement.

Notre démarche en 4 points

Analyse des besoins et audit

Nous vous accompagnons dès le départ du projet à formuler clairement vos attentes et objectifs vis à vis de la future GED en termes de réduction des coûts liés aux traitements des documents papiers, de gain de temps et d’espace dans les locaux, d’optimisation des processus métiers, d’automatisation de tâches, d’amélioration de l’accès à l’information et du partage des documents, de facilitation du respect des obligations légales, etc.

Nous vous aidons à recenser les aspects de votre activité pouvant bénéficier le plus de la future GED, notamment ceux dont les processus documentaires fonctionnent mal, qui souffrent d‘un excès de bureaucratie ou dans lesquels les réponses aux demandes sont lentes.

Après avoir spécifié les bénéfices que vous souhaitez tirer de la GED, nous procédons à un audit interne de l’état de vos archives et de votre situation documentaire, ainsi que de vos processus métier afin de délimiter le périmètre des documents à traiter.

Cahier des charges.

Une fois que les attentes et besoins ont été clairement recensés, nous vous accompagnons de bout en bout dans la rédaction du cahier des charges du projet.

Si vous n’avez pas de ressources compétentes sur ce sujet, nous vous fournissons un document accessible à tous qui vous permet de décrire vos problématiques en toute simplicité, et ceci quel que soit votre niveau en informatique. Nous utiliserons ce document pour produire votre cahier des charges, en y retranscrivant tous vos besoins en fonctionnalités allant des plus courantes aux plus complexes.

Prototypage

Une fois le cahier des charges validé, nous fournissons un prototype fonctionnel du projet sur Alfresco qui permet de tester l’ensemble des fonctionnalités (plan de classement, numérisation, indexation, automatisation des processus métier, collaboration, etc.) sur une partie des activités et de certains types de documents de l’entreprise.

Avec la participation des futurs utilisateurs, nous réalisons ensuite les ajustements nécessaires et nous validons ensemble les différents paramétrages.

Notre approche vous garantit la meilleure conformité entre le cahier des charges et la solution finale qui sera progressivement mise en production dans toute l’entreprise.

Mise en place et formation

Une fois le prototype validé, nous planifions ensemble le déploiement de la solution sur toute l’entreprise. Notre démarche inclut la numérisation de l’ensemble du fond documentaire inscrit dans le périmètre du cahier des charges.

Nous accompagnons les futurs utilisateurs dans la conduite du changement qu’induit la nouvelle solution, à travers une communication et une veille permanentes.

Afin de garantir votre autonomie sur la nouvelle solution, nous assurons votre suivi sur une durée définie conjointement, ainsi que votre formation tant sur le plan de l’exploitation que du paramétrage et de l’extension.

Illustration en vidéo

Vous avez une question, besoin d'un conseil, d'une Démo ?

Nous vous contactons sans hésiter, pour en savoir plus au sujet de votre préoccupation et y apporter une réponse efficace et efficiente.